Behandling av personuppgifter (GDPR)
En förening kommer behöva hålla reda på vilka medlemmar man har samt spara nödvändig kontaktinformation för att nå ut med information till förnyelse. Även om det är väldigt lite personlig information som sparas behöver en policy för personuppgifter finnas i föreningen där man förklarar vilken typ och varför man sparar personuppgifter.
Enligt riktlinjer från Integritetsskydsmyndigheten behöver medlemmar informeras om följande i samband med insamling av uppgifterna:
- vilken organisation som är personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter till denna
- om ni utsett ett dataskyddsombud kontaktuppgifter till denna
- vad uppgifterna ska användas till
- med stöd av vilken rättslig grund som uppgifterna behandlas
- till vilka mottagare uppgifterna ska lämnas ut
- i tillämpliga fall att ni tänker överföra personuppgifter till ett tredjeland (land utanför EU/EES).
- hur länge personuppgifterna kommer att lagras
- om det förekommer automatiserat beslutsfattande/profilering
- att de kan lämna ett klagomål till IMY om föreningens behandling av deras personuppgifter
- om medlemmen är skyldig att tillhandahålla personuppgifterna till föreningen och möjliga följder av att uppgifterna inte lämnas
- vilka rättigheter som medlemmarna har vid behandlingen, exempelvis att de när som helst kan återkalla ett samtycke, invända mot behandling som stödjer sig på en intresseavvägning, motsätta sig behandling för direkt marknadsföring inklusive profilering i samband därmed, samt att de av föreningen kan begära tillgång till sina personuppgifter, rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter eller radering av sina personuppgifter.
Publika Exempel på policy för personuppgifter från några föreningar
GDPR policy Stockholm Makerspace
GDPR policy Sundsvall Makerspace
Vem är föreningen till för?
De flesta ideella makerspaces brukar välja att vara öppna för den breda allmänheten där man verkar för relativt fritt kreativt skapande. Det är därför bra om det framgår vem föreningen är till för.
En vanlig formulering i stadgar eller policy-dokument kan därför vara:
Föreningen är en ideell förening som är religiöst och partipolitiskt obunden.
Föreningen ska bedriva verksamhet i syfte att främja människors skapande och lärande
genom att tillhandahålla mötesplatser, verktyg och lokaler.